Ez a fontos eszköz a nyilvántartás része. Tehát az iktatókönyv segítségével biztosítható a dokumentumok nyilvántartása. Általa az iratok könnyedén nyomon követhetőek. Alkalmazásával az ügyiratok egyszerűbben és gyorsabban visszakereshetőek, valamint áttekinthetőek lesznek. Tiszta képet ad a kimenő és a beérkező okmányok tulajdonságairól, sőt, a dokumentumot feladó intézmény nevéről is.
A belső lapján kerülnek bejegyzésre az ügyiratok. Ezt a részt szaknyelven belívnek nevezik. Sok intézmény csupán egy nyilvántartást vezet, ami azt jelenti, hogy egyetlen iktatókönyv áll rendelkezésre. Ebben az esetben a kimenő K, az érkező iratok pedig E betűvel vannak megkülönböztetve.
Ezen felül, a különbséget még színnel is jelölhetik. Azonban javasolt inkább 2 könyvet vezetni, külön a kimenő és a bejövő okmányoknak. Az iktatókönyv viszonylag olcsón beszerezhető, szóval aki csak megteheti, vásároljon több darabot. Ez előnyös, hiszen nagyban megkönnyíti majd a dolgát. A terméket megtalálhatja bármelyik hagyományos szaküzletben.